Projekty - Dokumenty

V modulu “Projekty” probíhá správa a zadávání veškerých dokumentů k vašim projektům. V roletovém menu zvolte “Dokumenty” pro další činnosti. 

Práce se záznamy

Dokumenty je možné třídit do složek podle typu záznamu. Například složka Projektová dokumentace, Rozpočet a Soupisy prací, předávací protokoly nebo smluvní dokumentace.  

Seznam dokumentů je možné upravovat a spravovat. Složkám můžete určovat pořadí tak, aby důležité dokumenty byly vždy nahoře a viditelné. Přehled dokumentů je možné také filtrovat, například všechny nevyřešené dokumenty na jednom projektu. 

Přidání nové složky

1. V agendě “Dokumenty” stiskněte tlačítko .
2. V poli “Typ záznamu” výběrem z roletového menu zvolte “Složka”.
3. Vyplňte název složky, např. “Předávací protokoly”.
4. Dokončete stisknutím tlačítka .

Složka má v seznamu zvýrazněné písmo a je doplněna značkou “+” pro lepší orientaci. 

Přidání nového dokumentu

1. V agendě “Dokumenty” vyberte složku, do které dokument chcete zařadit. 
2. Stiskněte tlačítko “Přidat záznam do složky ”. 
3. V poli “Typ záznamu” zvolte výběrem z roletového menu “Záznam”. 
4. Vyplňte pole “Název”. 
5. Pole “Vyřešený” nastavte podle stavu záznamu. 
6. Datum expirace zvolte výběrem z kalendáře. 
7. Pole projekt vyplňte výběrem z roletového menu podle příslušnosti k projektu.  
8. Výběrem z vašeho počítače v poli “Soubory” vyberte konkrétní soubor, který se nahraje do aplikace. 
9. Pokračujte volbou v polích “Od uživatele”, resp. “Notifikace pro uživatele”.   
10. “Pro zaměstnance (vytvoří úkol pro zaměstnance)” zvolte výběrem z roletového menu.  
11. Do pole “Nový komentář” můžete zadat textovou poznámku.  
12. Volitelně vyplňte nastavení dokumentu pro zobrazení Klientům. 
    • Zobrazovat investorům – Ano/Ne 

Přidání dokumentu do složky

1. V agendě “Dokumenty” vyberte složku, do které dokument chcete zařadit.
2. Stiskněte tlačítko “Přidat záznam do složky ”.
3. Vyplňte pole “Název”.
4. Pole “Vyřešený“ nastavte podle stavu záznamu.
5. “Datum expirace” zvolte výběrem z kalendáře.
6. Pole “Projekt” vyplňte výběrem z roletového menu podle příslušnosti k projektu.
7. Výběrem z vašeho počítače v poli “Soubory” vyberte konkrétní položku, která se nahraje do aplikace.
8. Pokračujte volbou v polích “Od uživatele”, resp. “Pro uživatele (na nástěnku)”.
9. “Pro zaměstnance (vytvoří úkol)” zvolte výběrem z roletového menu.
10. Do pole “Nový komentář” můžete zadat textovou poznámku.
11. Volitelně vyplňte nastavení dokumentu pro zobrazení klientům.
12. Je-li požadován podpis klienta, vyberte z roletového menu zástupce. Tomu bude po uložení záznamu odeslán e-mail. Dokument se také zobrazí v rozhraní aplikace pro klienta.
13. Dokončete stisknutím tlačítka “Uložit”.

Změna parametrů dokumentu nad seznamem  

V seznamu dokumentů a složek můžete pomocí přepínačů nastavit vlastnosti. Např.  Nastavit dokument jako Vyřízený / Vyřešený.  Rychlá a přehledná je také správa zobrazování dokumentů investorům.  

Správa složek 

Změna pořadí složek

1. Vyberte řádek složky, kterou chcete přesunout. 
2. Klikněte na ikonu “Přesunout ”.  
3. V zobrazeném formuláři zvolte v poli Přesunout volbu „Před“. 
4. V dalším poli vyberte složku, před kterou bude záznam přesunut.  
5. Dokončete stisknutím tlačítka .

Zařazení dokumentu do složky

Nezařazené dokumenty mohou být později přesunuty do vlastní složky.

1. Vyberte řádek dokumentu, který má být přesunut do konkrétní složky. Stiskněte tlačítko “Přesunout ”.  
2. V poli Přesunout zvolte "Do".  
3. V dalším poli vyberte cílovou složku. 
4. Dokončete stisknutím tlačítka .

Odstranění složky  

Upozornění: Tímto krokem budou odstraněny veškeré dokumenty ve složce (v případě potřeby je můžete dohledat v Koši).

1. V seznamu dokumentů vyberte složku, kterou chcete odstranit.
2. Stiskněte tlačítko “Odstranit ”.
3. Potvrďte hlášení programu.