Úkoly - Vytvoření úkolu a chat

Postup založení nového úkolu z mobilní aplikace

1. Přihlaste se do mobilní aplikace pomocí vašich přihlašovacích údajů.
2. Klikněte na menu a v něm vyberte “Úkoly”.

                                                                 

3. Zde vidíte přehled všech úkolů, ke kterým máte přístup. Klikněte na “Vytvořit nový úkol”.

                                                                   

4. Vyberte, ke kterému projektu chcete úkol přiřadit.

                                                                   

                                                                   

5. Vyplňte tyto údaje:
   • “Jméno úkolu*” - toto pole je povinné
   • “Vaše zpráva” - zpráva, která začne konverzaci k danému úkolu a ve webovém rozhraní bude vidět jako “Prvotní popis úkolu”
   • “Přiřadit osobě (vyberte)” - přiřadí správu úkolu uživateli, toto pole je povinné
   • “Uzávěrka” - zadejte datum a čas, kdy má být úkol dokončen
6. Úkol vytvoříte stiskem tlačítka “Dokončit”.
7. Aplikace vás přesune do detailu úkolu, kde můžete s ostatními komunikovat a posílat fotky.

                                                                       

8. Fotku pošlete pomocí ikony fotoaparátu v pravém dolním rohu obrazovky.

Postup založení úkolu z webového rozhraní (ERP)

1. V agendě “Úkoly / Přehled úkolů” klikněte na tlačítko .
2. V záložce “Základní informace” vyplňte tyto údaje:
   • “Stav” - automaticky se při založení nastaví na “Nový”
   • “Úkol” - stručný nadpis úkolu
   • “Prvotní popis” - obsahuje textový popis úkolu zadaného v mobilní aplikaci, v mobilní aplikaci je pole označeno jako “Vaše zpráva”
   • “Projekt” - zde úkol navážete ke konkrétnímu projektu
   • "Stavební deník"- přiřazení k stavebnímu deníku, úkol se zobrazí v denním záznamu stavebního deníku 
   • “Evidence majetku” - umožňuje propojit úkol s konkrétní položkou majetku, např. Úkol na mimořádný servis stroje
   • “Ganttův kalendář” - úkol se zobrazí v Ganttovém diagramu - počátek, průběh, návaznost a konec úkolu. 
   • “Datum zahájení” - povinný údaj, datum kdy se má úkol začít realizovat 
   • "Datum ukončení" - datum konce realizace úkolu 
   • “Termín” - ukončení úkolu
   • "Vyřizuje" - přiřazení úkolu uživateli 
   • "Chat" - přiřazení úkolu zaměstnancům, uživatelům a investorům a komunikace v chatu
3. V záložce “Přílohy” vidíte soubory a fotky nahrané k úkolu. Při založení úkolu bude záložka prázdná. Přílohy můžete vkládat pomocí chatovacího okna, resp. pomocí tlačítka “Zvolit soubory”.
4. V záložce “Zaměstnanci” vyberte zaměstnance, pro které má být úkol přiřazen.
5. V záložce “Investoři” vyberte klienty, pro které bude úkol viditelný a boudou se moci k němu vyjadřovat.
6. Dokončete kliknutím na tlačítko .

Principy používání chatovacího okna

Chatovací okno zobrazuje komunikaci při řešení úkolu. Chat umožňuje nastavit distribuci zpráv řešeného úkolu vybraným zaměstnancům anebo zástupci investora. Výběr oslovených zaměstnanců a zástupců investora provedete na dalších záložkách úkolu.

1. V agendě “Úkoly / Přehled úkolů” otevřete záznam, k němuž chcete doplnit textovou poznámku.
2. V otevřeném záznamu úkolu vyplňte do okna chatu svoje poznámky.
3. Volbu adresátů zprávy proveďte kliknutím na tlačítko s označením “Zaměstnanec” nebo “Klient”. Můžete označit oba příjemce.

4. Připojte případně přílohu výběrem z vašeho počítače.
5. Dokončete stisknutím tlačítka .
6. V chatovacím okně se barevně zvýrazní pole adresátů zprávy. Vloženou zprávu je možné ještě editovat po stisknutí tlačítka “Úprava zprávy ”.
7. Aby se zpráva zobrazila zástupcům Investora je potřeba přejít do “Úprava zprávy ” . Rozbalte blok nastavení ”Zobrazit zprávu investorům” a označte zatržením ty osoby, jimž má informace přijít.
8. V bloku nastavení “Zobrazit zprávu zaměstnancům” označte ty osoby, jimž se má zpráva zobrazit.

Toto nastavení je potřeba provést jen jednou. Od tohoto okamžiku budou zprávy odesílány všem označeným osobám. V případě, že chcete nějakého adresáta upravit, opět otevřete nastavení zpráv.

Příklad

V prostředí mobilní aplikace vznikne úkol a je synchronizován do prostředí ERP systému. Zaměstnanec při zadávání vyplní textově popis úkolu. Tento popis se zobrazí v chatu úkolu v části "Zaměstnanec“.

Pro odpověď všem účastníkům zapněte odeslání zprávy pomocí tlačítka Zaměstnanec, Investor, tak jak je uvedeno na ilustrativním obrázku.

Odeslaná zpráva se poté v chatovacím okně zobrazí ve všech třech panelech. Současně je odeslána jak do mobilní aplikace příslušnému zaměstnanci, tak do rozhraní klienta.

Nastavení řešitele Úkolu

Nastavení řešitele Úkolu

1. V otevřeném úkolu zobrazte záložku “Zaměstnanci”.
2. Označte příslušného zaměstnance.
3. V roletové nabídce nastavte stav úkolu na “Řeší se”.
4. Dokončete stisknutím tlačítka .

Poznámka

Ačkoliv je možné označit více záznamů, doporučujeme označovat vždy pouze jednu osobu.Tento zaměstnanec dostane informaci o úkolu prostřednictvím mobilní aplikace.

Změna Stavu úkolu

Rychlé nastavení úkolu jako “Vyřešeného” můžete provést z přehledu úkolů v rozhraní ERP. Změřte řádek na vybraný úkol. V prvním sloupci vyberte z roletové nabídky nový stav.

Úkoly s pravidelným opakováním

Úkoly můžete také zadávat s pravidelným opakováním na denní až několikaroční bázi. Podíváme se tedy, jak založit takový úkol.

1. V agendě “Úkoly / Přehled úkolů” klikněte na tlačítko “Příkazy pravidelného opakování”.
2. V této agendě “Úkoly / Příkazy pravidelného opakování” klikněte na tlačítko “Přidat příkaz pravidelného opakování”.
3. Vyplňte tyto údaje
   • “Aktivní” - volba, zda má být pravidelný úkol ihned aktivní
   • “Interval opakování” - zvolte interval, po kterém se bude úkol opakovat
   • “Úkol” - zde vyplňte textové zadání pravidelného úkolu
   • “Projekt” - výběrem z roletového menu provedete přiřazení k určitému projektu, přiřazení k projektu není povinné, jedná-li se například o úkol obecně platný
   • “Evidence majetku” - propojení pravidelného úkolu s konkrétním majetkem, takto můžete zadat například pravidelnou údržbu či čištění nástrojů
   • “Pro uživatele (na nástěnku)” - zde zvolte uživatele aplikace, jemuž se této úkol zobrazí na nástěnce ERP
   • “Počáteční datum” - datum zahájení opakování úkolu
4. Přejděte na záložku “Zaměstnanci” a označte zaměstnance společnosti odpovědné za provedení úkolu.
5. Dokončete kliknutím na tlačítko .

Změna pravidelného úkolu

V otevřené agendě “Úkoly / Přehled úkolů” stiskněte tlačítko “Příkazy pravidelného opakování” a pokračujte:

1. Na seznamu pravidelných příkazů stiskněte tlačítko “Upravit záznam ”.
2. V zobrazeném formuláři na záložce “Základní informace” proveďte potřebné změny. Pro dočasné pozastavení opakování úkolu nastavte “Aktivní” - “Ne”.
3. Dokončete stisknutím tlačítka .

Provedené změny v záznamech se synchronizují s mobilní aplikací, jakmile je dostupné internetové připojení.

Nastavení práv a přístupů pro úkoly

V agendě “Nastavení / Uživatelé” klikněte na tlačítko “Uživatelské role”. V seznamu rolí upravte příslušnou roli do té míry tak, že v části “Úkoly” označte nebo zrušte volby u funkcí, které jednotlivým rolím chcete umožnit či zakázat.