Stavební deník - Podpisy (právní analýza)

Jak na podpisy v elektronickém stavebním deníku

Když stavaři přejdou na elektronický stavební deník, tak se nás občas ptají:

„Je v pořádku, když záznamy v deníku podepisuje stavbyvedoucí elektronicky? Není k tomu potřeba certifikovaný elektronický podpis?” 

V pořádku to je a certifikovaný podpis potřeba není. Podrobnosti a vysvětlení od právních specialistů najdete v článku.

Jak podepsat elektronický stavební deník

Jakmile stavbyvedoucí vyplní denní záznam v elektronickém stavebním deníku, stvrdí svůj zápis podpisem. Ve Stavariu pro tyto účely najdete formulář v levé části elektronického deníku.

Dotyčný jednoduše „nakreslí” podpis kurzorem nebo prstem, pokud je zrovna na zařízení s dotykovou obrazovkou. Tím se záznam považuje za podepsaný a stavbyvedoucí ručí za pravdivost informací.

Stejně to funguje i na straně investora. Jakmile si záznamy v deníku prohlédne, odsouhlasí je elektronicky svým podpisem.

Pokud stavbyvedoucí je držitelem certifikovaného elektronického podpisu, tento podpis nahraje přes "Nahrát digitálně podepsané PDF" a vloží do vyplněného denního záznamu. 

Prostý elektronický podpis nebo Certifikovaný elektronický podpis

Tento jednoduchý způsob elektronického podepisování označuje česká legislativa jako prostý elektronický podpis. Podpis jednoduše nakreslíte v digitálním rozhraní, odešlete a je hotovo.

Složitější způsob, se kterým se setkáte například při elektronické komunikaci s úřady, se nazývá certifikovaný elektronický podpis. Při něm k podepisovanému dokumentu připojíte svůj unikátní podpisový klíč, pomocí kterého lze ověřit, že jste dokument skutečně podepsali vy. Podpisový klíč i certifikát vám musí vydat certifikační autorita a celý proces je výrazně složitější než u prostého elektronického podpisu.

Mezi stavaři kolují mýty o tom, že elektronický stavební deník musí oprávněné osoby podepisovat certifikovaným podpisem, a že prostý podpis nestačí. Podle advokátní kanceláře HAVEL & PARTNERS s.r.o., se kterou jsme téma konzultovali, jsou požadavky na podpisy v elektronickém stavebním deníku následující:

 „Obecně závazné právní předpisy umožňují vést stavební deník plně elektronicky.”

„Všechny oprávněné osoby provádějící na stavbě zápisy do stavebního deníku musí být tzv. vlastníky elektronického podpisu, jimž aplikace musí umožnit tyto zápisy elektronicky podepisovat.”

„Veškeré zápisy do stavebního deníku lze učinit elektronicky včetně nezbytné úrovně elektronického podpisu, a to v drtivé většině případů s tzv. prostým elektronickým podpisem. Jen v ojedinělých případech je nezbytné proces zápisu doplnit o další krok.”

Přeloženo pro nás stavaře: Ve Stavariu i v jiných elektronických stavebních denících si proto v naprosté většině případů vystačíte s prostým elektronickým podpisem.

Podpisy od správního dozoru a podpisy s razítkem

Podle advokátů z HAVEL & PARTNERS s.r.o. ale existují výjimečné případy, kdy je proces zápisu složitější, a to podle toho, kdo zápis v deníku podepisuje. Shrneme vám tedy všechny situace, které mohou z hlediska platnosti elektronického podpisu nastat.

1. Deník podepisují osoby nevykonávající správní dozor a nepodléhající zvláštním právním předpisům. Do této situace spadá naprostá většina záznamů. Pokud deník podepisují stavbyvedoucí, stavebníci, investoři nebo technický dozor, stačí jim prostý elektronický podpis, který umožňuje Stavario.
   
   
2. Deník podepisují osoby vykonávající správní dozor dle zvláštních předpisů, které k podpisu nepřipojují otisk razítka. V tomto případě jde například o zaměstnance státní správy. Podle advokátů z HAVEL & PARTNERS s.r.o. musí tito lidé svůj zápis podepsat kvalifikovaným elektronickým podpisem. To není v elektronických stavebních denících možné, ale Stavario nabízí alternativní cestu:
   
   Dotyčný provede zápis v papírově podobě, vy požádáte autorizovanou konverzi dokumentu do elektronické podoby (například v pobočce Czech POINT) a tu potom vložíte do Stavaria, nebo dotyčný zápis provede elektronicky na vlastním zařízení s kvalifikovaným elektronickým podpisem, dokument vám předá a vy ho vložíte do Stavaria.
   
   
3. Deník podepisují autorizované osoby podle autorizačního zákona, které k podpisu připojují otisk razítka. Tato situace nastane, když zápis do deníku provádí například zaměstnanec České komory autorizovaných inženýrů a techniků – tedy autorizovaný specialista, který musí svůj záznam opatřit vlastnoručním podpisem a razítkem se státním znakem. Podle advokátů z HAVEL & PARTNERS s.r.o. musí zatím v těchto situacích stavbyvedoucí požádat o autorizovanou elektronickou konverzi dokumentu (například na pobočce Czech POINT), kterou následně vloží do aplikace. Od 1. července 2023 ale budou moci autorizované osoby jednat plně elektronicky, takže bude proces jednodušší.

Elektronické podpisy ve Stavariu

Advokátní kancelář HAVEL & PARTNERS s.r.o. jsme požádali o posouzení, zda je Stavario vhodným řešením pro vedení elektronického stavebního deníku včetně podpisů. A složité legislativní podmínky splnila aplikace na jedničku:

„Aplikace je vhodným řešením pro takové vedení stavebního deníku v elektronické podobě a splňuje základní obsahové předpoklady dle obecně závazných právních předpisů.”

Advokáti zmiňují také nový stavební zákon, který s elektronickými stavebními deníky počítá a digitalizaci ve stavebnictví usnadní: „Připravované právní předpisy, zejména nový stavební zákon, zachovají možnost vést stavební deník plně elektronicky a dále pravděpodobně prohloubí a usnadní digitalizaci stavebnictví.”