Úlohy - Vytvorenie úlohy a chat

Postup založenie novej úlohy z mobilnej aplikície

1. Prihláste sa do mobilnej aplikácie pomocou vašich prihlasovacích údajov.
2. Kliknite na menu a v ňom vyberte „Úlohy“.                                           
3. Tu vidíte prehľad všetkých úloh, ku ktorým máte prístup. Kliknite na „Vytvoriť novú úlohu“.
4. Vyberte, ku ktorému projektu chcete úlohu priradiť.                                                        
5. Vyplňte tieto údaje:
   
   • „Meno úlohy*“ - toto pole je povinné
   • „Vaša správa“ - správa, ktorá začne konverzáciu na danú úlohu a vo webovom rozhraní bude vidieť ako „Prvotný opis úlohy“
   • „Priradiť osobe (vyberte)“ - priradiť správu úlohy užívateľovi, toto pole je povinné
   • „Uzávierka“ - uveďte dátum a čas, kedy má byť úloha dokončená
6. Úlohu vytvoríte stlačením tlačidla „Dokončiť“.
7. Aplikácia vás presunie do detailu úlohy, kde môžete s ostatnými komunikovať a posielať fotky.
8. Fotku pošlete pomocou ikony fotoaparátu v pravom dolnom rohu obrazovky.

Postup založenia úlohy z webového rozhrania (ERP)

1. V agende „Úlohy / Prehľad úloh“ kliknite na tlačidlo . .
2. V položke „Základné informácie“ vyplňte tieto údaje:
   • „Stav“ - automaticky sa pri založení nastaví na „Nový“
   • „Úloha“ – stručný názov úlohy
   • „Prvotný opis“ - obsahuje textový opis úlohy zadanej v mobilnej aplikácii, v mobilnej aplikácii je pole označené ako „Vaša správa“
   • „Projekt“ - tu nadviažete úlohu na konkrétny projekt
   • "Stavebný denník"- priradenie k stavebnému denníku, úloha sa zobrazí v dennom zázname stavebného denníka
   • „Evidencia majetku“ - umožňuje prepojiť úlohu s konkrétnou položkou majetku, napr. Úloha na mimoriadny servis stroja
   • „Ganttov kalendár“ - úloha sa zobrazí v Ganttovom diagrame - začiatok, priebeh, nadväznosť a koniec úlohy.
   • „Dátum začatia“ - povinný dátum, kedy sa má úloha začať vykonávať
   • "Dátum ukončenia" - dátum ukončenia úlohy
   • „Termín“ – ukončenie úlohy
   • "Vybavuje" - priradenie úlohy užívateľovi
   • "Chat" - priradenie úlohy zamestnancom, užívateľom a investorom a komunikácia v chate
3. V záložke „Prílohy“ vidíte súbory a fotky nahraté k úlohe. Pri založení úlohy bude záložka prázdna. Prílohy môžete vkladať pomocou chatovacieho okna, resp. tlačidla „Zvoliť súbory“.
4. V záložke „Zamestnanci“ vyberte zamestnancov, pre ktorých má byť úloha pridelená.
5. V záložke „Investori“ vyberte klientov, pre ktorých bude úloha viditeľná a búdou sa k nemu môcť vyjadrovať.
6. Dokončite kliknutím na tlačidlo .

Principy používania chatovacieho okna

Chatovacie okno zobrazuje komunikáciu pri riešení úlohy. Chat umožňuje nastaviť distribúciu správ riešenej úlohy vybraným zamestnancom alebo zástupcovia investora. Výber oslovených zamestnancov a zástupcov investora vykonáte na ďalších záložkách úlohy.

1. V programe „Úlohy/ Prehľad úloh“ otvorte záznam, ku ktorému chcete doplniť textovú poznámku.
2. V otvorenom zázname úlohy vyplňte do okna chatu svoje poznámky.
3. Výber adresátov správy vykonajte kliknutím na tlačidlo s označením „Zamestnanec“ alebo „Klient“. Môžete označiť oboch príjemcov.
4. Pripojte prípadne prílohu výberom z vášho počítača.
5. Dokončete stlačením tlačidla .
6. V chatovacom okne sa farebne zvýraznia polia adresátov správy. Vloženú správu je možné ešte editovať po stlačení tlačidla „Úprava správy“.
7. Aby sa správa zobrazila zástupcom investora , je potrebné prejsť do „Úpravy správy . Rozbaľte blok nastavenia „Zobraziť správu investorom“ a označte zatrhnutím tie osoby, ktorým má informácia prísť.
8. V bloku nastavenia „Zobraziť správu zamestnancom“ uveďte tie osoby, ktorým sa má správa zobraziť.

Toto nastavenie je potrebné vykonať len raz. Od tohto momentu sa správy zasielajú všetkým označeným osobám. V prípade, že chcete nejakého adresáta upraviť, opäť otvoríte nastavenie správ.

Príklad

V prostredí mobilnej aplikácie vznikne úloha a je synchronizovaný do prostredia ERP systému. Zamestnanec pri zadávaní vyplní textový popis úlohy. Tento opis sa zobrazí v chate úlohy v časti "Zamestnanec".

Pre odpoveď všetkým účastníkom zapnite odoslanie správy pomocou tlačidla Zamestnanec, Investor, tak ako je uvedené na ilustračnom obrázku.

Odoslaná správa sa potom v chatovacom okne zobrazí vo všetkých troch paneloch. Súčasne je odoslaná tak do mobilnej aplikácie príslušnému zamestnancovi, ako aj do rozhrania klienta.

Nastavenie riešiteľa Úloh

Nastavenie riešiteľa Úloh

1. V otvorenej úlohe zobrazte záložku „Zamestnanci“.
2. Označte príslušného zamestnanca.
3. V roletovej ponuke nastavte stav úlohy na „Rieši sa“.
4. Dokončete stlačením tlačidla  .

Poznámka

Hoci je možné označiť viac záznamov, odporúčame označovať vždy len jednu osobu. Tento zamestnanec dostane informáciu o úlohe prostredníctvom mobilnej aplikácie.

Zmena Stavu úlohy

Rýchle nastavenie úlohy ako „Vyriešeného“ môžete vykonať z prehľadu úloh v rozhraní ERP. Zmerajte riadok na vybranú úlohu. V prvom stĺpci vyberte z roletovej ponuky nový stav.

Úlohy s pravidelným opakovaním

Úlohy môžete zadávať aj s pravidelným opakovaním na dennej až niekoľkoročnej báze. Pozrime sa teda, ako založiť takúto úlohu.

1. V programe „Úlohy/ Prehľad úloh“ kliknite na tlačidlo „Príkazy pravidelného opakovania“.
2. V tejto agende „Úlohy/príkazy pravidelného opakovania“ kliknite na tlačidlo „Pridať príkaz pravidelného opakovania“.
3. Vyplňte tieto údaje:
   
   • „Aktívne“ - voľba, či má byť pravidelná úloha ihneď aktívna
   • „Interval opakovania“ - vyberte interval, po ktorom sa bude úloha opakovať
   • „Úloha“ - tu vyplňte textové zadanie pravidelnej úlohy
   • „Projekt“ - výberom z roletového menu vykonáte priradenie k určitému projektu, priradenie k projektu nie je povinné, ak ide napríklad o úlohu všeobecne platnú
   • „Evidencia majetku“ - prepojenie pravidelnej úlohy s konkrétnym majetkom, takto môžete zadať napríklad pravidelnú údržbu či čistenie nástrojov
   • „Pre užívateľov (na nástenku)“ - tu zvoľte používateľa aplikácie, ktorému sa táto úloha zobrazí na nástenke ERP
   • „Počiatočný dátum“ - dátum začatia opakovania úlohy
4. Prejdite na záložku „Zamestnanci“ a označte zamestnancov spoločnosti zodpovednej za vykonanie úlohy.
5. Dokončite kliknutím na tlačidlo .

Zmena pravidelnej úlohy

V otvorenej agende „Úlohy/ Prehľad úloh“ stlačte tlačidlo „Príkazy pravidelného opakovania“ a pokračujte:

1. Na zozname pravidelných príkazov stlačte tlačidlo „Upraviť záznam“.
2. V zobrazenom formulári na záložke „Základné informácie“ urobte potrebné zmeny. Pre dočasné pozastavenie opakovania úlohy nastavte „Aktívne“ - „Nie“.
3. Dokončete stlačením tlačidla .

Vykonané zmeny v záznamoch sa synchronizujú s mobilnou aplikáciou hneď, ako je dostupné internetové pripojenie.

Nastavenie práv a prístupov pre úlohy

V programe „Nastavenie/ Užívatelia“ kliknite na tlačidlo „Užívateľské úlohy“. V zozname úloh upravte príslušnú úlohu do takej miery, že v časti „Úlohy“ označte alebo zrušte voľby pri funkciách, ktoré jednotlivým úlohám chcete umožniť alebo zakázať.