Stavebný denník - Podpisy (právna analýza)

Ako na podpisy v elektronickom stavebnom denníku

Když stavaři přejdou na elektronický stavební deník, tak se nás občas ptají:

„Je v pořádku, když záznamy v deníku podepisuje stavbyvedoucí elektronicky? Není k tomu potřeba certifikovaný elektronický podpis?” 

V pořádku to je a certifikovaný podpis potřeba není. Podrobnosti a vysvětlení od právních specialistů najdete v článku.

Ako podpísať elektronický stavebný denník

Akonáhle stavbyvedúci vyplní denný záznam v elektronickom stavebnom denníku, potvrdí svoj zápis podpisom. V Stavário na tieto účely nájdete formulár v ľavej časti elektronického denníka.

Dotyčný jednoducho „nakreslí“ podpis kurzorom alebo prstom, ak je práve na zariadení s dotykovou obrazovkou. Tým sa záznam považuje za podpísaný a stavbyvedúci ručí za pravdivosť informácií.

Rovnako to funguje aj na strane investora. Akonáhle si záznamy v denníku pozrie, odsúhlasí ich elektronicky svojím podpisom.

Ak je stavbyvedúci držiteľom certifikovaného elektronického podpisu, tento podpis nahrá cez "Nahrať digitálne podpísané PDF" a vloží do vyplneného denného záznamu. 

Jednoduchý elektronický podpis alebo Certifikovaný elektronický podpis

Tento jednoduchý spôsob elektronického podpisovania označuje česká legislatíva ako jednoduchý elektronický podpis. Podpis jednoducho nakreslíte v digitálnom rozhraní, odošlete a je hotový.

Zložitejší spôsob, s ktorým sa stretnete napríklad pri elektronickej komunikácii s úradmi, sa nazýva certifikovaný elektronický podpis. Pri ňom k podpísanému dokumentu pripojíte svoj unikátny podpisový kľúč, pomocou ktorého možno overiť, že ste dokument naozaj podpísali vy. Podpisový kľúč aj certifikát vám musí vydať certifikačná autorita a celý proces je výrazne zložitejší ako pri jednoduchom elektronickom podpise.

Medzi stavbármi kolujú mýty o tom, že elektronický stavebný denník musia oprávnené osoby podpisovať certifikovaným podpisom, a že jednoduchý podpis nestačí. Podľa advokátskej kancelárie HAVEL & PARTNERS s.r.o., s ktorou sme tému konzultovali, sú požiadavky na podpisy v elektronickom stavebnom denníku nasledovné:

 „Všeobecne záväzné právne predpisy umožňujú viesť stavebný denník plne elektronicky.“

„Všetky oprávnené osoby vykonávajúce na stavbe zápisy do stavebného denníka musia byť tzv. vlastníkmi elektronického podpisu, ktorým aplikácia musí umožniť tieto zápisy elektronicky podpisovať.“

„Všetky zápisy do stavebného denníka možno urobiť elektronicky vrátane potrebnej úrovne elektronického podpisu, a to v drvivej väčšine prípadov s tzv. jednoduchým elektronickým podpisom. Len v ojedinelých prípadoch je nevyhnutné proces zápisu doplniť o ďalší krok.“

Preložené pre nás stavačov: V Stavário i v iných elektronických stavebných denníkoch si preto v úplnej väčšine prípadov vystačíte s jednoduchým elektronickým podpisom.

Podpisy od administratívneho dohľadu a podpisy s pečiatkou

Podľa advokátov z HAVEL & PARTNERS s.r.o. však existujú výnimočné prípady, keď je proces zápisu zložitejší, a to podľa toho, kto zápis v denníku podpisuje. Zhrnieme vám teda všetky situácie, ktoré môžu z hľadiska platnosti elektronického podpisu nastať.

1. Denník podpíšu osoby, ktoré nevykonávajú administratívny dohľad a nepodliehajú osobitným právnym predpisom. Do tejto situácie spadá prevažná väčšina záznamov. Ak denník podpisujú stavbyvedúci, stavebníci, investori alebo technický dozor, stačí im jednoduchý elektronický podpis, ktorý umožňuje Stavario.
   
   
2. Denník podpíšu osoby vykonávajúce administratívny dohľad podľa osobitných ustanovení, ktoré k podpisu nepripoja odtlačky pečiatky. V tomto prípade ide napríklad o zamestnancov štátnej správy. Podľa advokátov z HAVEL & PARTNERS s.r.o. musia títo ľudia svoj zápis podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom. To nie je v elektronických stavebných denníkoch možné, ale Stavario ponúka alternatívnu cestu:
   
   Dotyčný urobí zápis v papierovej podobe, vy požiadate autorizovanú konverziu dokumentu do elektronickej podoby (napríklad v pobočke Czech POINT) a tú potom vložíte do Stavaria, alebo predmetný zápis vykoná elektronicky na vlastnom zariadení s kvalifikovaným elektronickým podpisom, dokument vám odovzdá a vy ho vložíte do Stavaria
   
   
3. Denník podpisujú autorizované osoby podľa autorizačného zákona, ktoré k podpisu pripájajú otlačok pečiatky. Táto situácia nastane, keď zápis do denníka vykonáva napríklad zamestnanec Českej komory autorizovaných inžinierov a technikov – teda autorizovaný špecialista, ktorý musí svoj záznam opatriť vlastnoručným podpisom a pečiatkou so štátnym znakom. Podľa advokátov z HAVEL & PARTNERS s.r.o. musia zatiaľ v týchto situáciách stavbyvedúci požiadať o autorizovanú elektronickú konverziu dokumentu (napríklad na pobočke Czech POINT), ktorú následne vložia do aplikácie. Od 1. júla 2023 ale budú môcť autorizované osoby konať plne elektronicky, takže bude proces jednoduchší.

Elektronické podpisy v Stavariu

Advokátska kancelária HAVEL & PARTNERS s.r.o. sme požiadali o posúdenie, či je Stavario vhodným riešením pre vedenie elektronického stavebného denníka vrátane podpisov. A zložité legislatívne podmienky splnila aplikácia na jednotku:

„Aplikácia je vhodným riešením pre takéto vedenie stavebného denníka v elektronickej podobe a spĺňa základné obsahové predpoklady podľa všeobecne záväzných právnych predpisov.“

Advokáti spomínajú aj nový stavebný zákon, ktorý s elektronickými stavebnými denníkmi počíta a digitalizáciu v stavebníctve uľahčí: „Pripravované právne predpisy, najmä nový stavebný zákon, zachovajú možnosť viesť stavebný denník plne elektronicky a ďalej pravdepodobne prehĺbia a uľahčia digitalizáciu stavebníctva.“